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Elektronische Patientenakte (ePA)

Seit Anfang 2025 erhalten alle gesetzlich Krankenversicherten eine sogenannte elektronische Patientenakte (ePA), sofern sie dieser nicht widersprechen. 
Die ePA ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und der Telematikinfrastruktur. Für die Behandlung relevante Informationen und Dokumente wie Befunde, Arztbriefe, Laborwerte, Medikationslisten und anderes wurden bisher in den verschiedenen behandelnden Praxen und Kliniken aufbewahrt. Diese Informationen werden nun in der ePA elektronisch gespeichert und stehen somit Patient*innen und Behandler*innen schnell, gesammelt und einfach zur Verfügung.  

Medizinische Daten können vor allem durch die Patient*innen selbst in die ePA hochgeladen, lokal gespeichert oder auch aus der Akte entfernt werden.  Wer seine ePA aktiv selbst verwalten will, benötigt die ePA-App seiner Krankenkasse.

Auch die Krankenkassen können auf Wunsch der Patient*innen die ePA befüllen, beispielsweise mit Daten zu vergangenen Behandlungen sowie mit Abrechnungsdaten. 

Psychotherapeutische Praxen befüllen die ePA grundsätzlich mit den von den Patient*innen freigegebenen Daten. Eine Verwaltung der Daten in der ePA (Löschung, Verwalten der Einsichtsrechte, etc.) durch die Psychotherapeut*innen ist nicht vorgesehen, dies obliegt den Patient*innen grundsätzlich selbst.

Ab dem 1. Oktober 2025 sind zugelassene Psychotherapeut*innen gesetzlich dazu verpflichtet, folgende Dokumente einzupflegen: Befundberichte, eArztbriefe, Krankenhaus-Entlassbriefe und Dokumente, die anderen Behandler*innen bei der Mit- oder Weiterbehandlung helfen können. Gesetzliche Grundlage hierfür sind §§ 347, 348 des fünften Sozialgesetzbuches. 

Übertragen wird aus den Programmen der Praxen nur das, was die/der Patient*in freigibt. Und es sollte auch nur übertragen werden, was anderen Behandler*innen tatsächlich weiterhilft.
Nicht in die Akte gehören mithin Verdachtsdiagnosen oder vorläufige Diagnosen, differentialdiagnostische Abklärungen, persönliche Notizen als Verlaufsdokumentation oder Gedächtnisstütze. 

ACHTUNG AUSNAHME!
Aktuell ist eine Regelung im Entwurfsstadium, die eine Änderung des § 347 Fünftes Sozialgesetzbuch (SGB V) vorsieht. Sollte diese neue Regelung in Kraft treten, können bei erwachsenen Patient*innen Ausnahmen von der Befüllungspflicht gemacht werden, wenn erhebliche therapeutische Gründe oder Rechte Dritter der Einstellung bestimmten Daten entgegenstehen (analog zu der schon jetzt geltenden Regelung für Kinder und Jugendliche).

Bei unter 15-jährigen Patient*innen gilt eine Ausnahmeregelung: Die ePA muss nicht befüllt werden, wenn therapeutische Gründe dagegensprechen oder eine Kindeswohlgefährdung zu befürchten ist und durch die Einstellung von Unterlagen der wirksame Schutz des/der Patient*in gefährdet würde. 
Diese Ausnahmeregelung findet sich in der „Richtlinie der KBV nach § 75 Abs. 7 Nr. 1 SGB V zur Regelung zur Übermittlung und Speicherung von Daten in die elektronische Patientenakte bei Kindern und Jugendlichen vor dem Hintergrund der bestehenden Regelungen in §§ 630g und 630f BGB“.

Noch im Entwurfsstadium befindet sich aktuell die geplante Änderung des § 347 Fünftes Sozialgesetzbuch (SGB V), in welchen diese Regelung ebenfalls aufgenommen und teilweise auf Erwachsene ausgeweitet werden soll.

Ja. Patient*innen können der Nutzung der ePA insgesamt wiedersprechen oder verhindern, dass bestimmte Dokumente eingestellt werden. Sie können außerdem entscheiden, wer Dokumente einsehen oder einpflegen darf.

Dieser Widerspruch muss nicht schriftlich erfolgen, sondern kann auch mündlich mitgeteilt werden. Der Widerspruch sollte in der Patientenakte dokumentiert werden. 

Grundsätzlich sind die Patient*innen durch die Krankenkassen umfassend über die Funktionen der ePA und ihre Rechte aufzuklären (auch über das Widerspruchsrecht!). 

Trotzdem müssen auch Psychotherapeut*innen ihre Patient*innen darüber informieren, welche Daten sie in die ePA einpflegen und welche auf Wunsch der Patient*innen eingepflegt werden können. Hierfür ist ein Aushang ausreichend, die Aufklärung kann jedoch auch mündlich erfolgen. 

Bitte beachten: Bei hochsensiblen Daten, die zu einer Stigmatisierung führen könnten, wie psychischen Erkrankungen, müssen Patient*innen explizit durch die/den Psychotherapeut*in auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden. 

Da die ePA nur freigegebene, behandlungsrelevante Kopien enthält, wird die herkömmliche Patientenakte durch die ePA nicht ersetzt. 
Alle primären Dokumentationen der Psychotherapie müssen damit weiterhin in der Praxis elektronisch im PVS (Praxisverwaltungssystem) oder schriftlich abgelegt und vorgehalten werden (10 Jahre Aufbewahrungsfrist). 
Auch an der berufsrechtlichen Pflicht zur Dokumentation der Behandlung ändert die ePA nichts. Das bedeutet, dass beispielsweise Sitzungsprotokolle weiterhin in die Patientenakte und grundsätzlich nicht in die ePA gehören. 

Die grundlegenden Kosten der technischen Ausstattung werden mit einer Pauschale durch die Krankenkassen über die Kassenärztliche Vereinigung abgegolten. 
Die Erstbefüllung der ePA wird mit einer Pauschale in Höhe von 11,03 Euro vergütet (noch keine Einträge in der ePA). Jede weitere Befüllung wird mit 1,86 Euro (bei persönlichem Patientenkontakt) und 37 Cent (ohne persönlichem Kontakt, z. B. Videosprechstunde) abgegolten.  
Für Patient*innen ist die ePA kostenfrei.

Auch ein Teil der Privatversicherer bietet die ePA an. Patient*innen dieser Versicherer haben damit auch per App Zugriff auf ihre ePA. Da Privatpatient*innen über keine elektronische Gesundheitskarte (eGK mit Gesundheitsdaten und TI-Kompabilität) verfügen, werden diese in der Praxis über ihre Krankenversichertennummer (KVNR) hinterlegt und durch ihre GesundheitsID verifiziert. 
Privatversicherte können in ihrer eigenen App Institutionen und Praxen suchen und für einzelne Funktionen (einsehen, bearbeiten, einstellen, etc. von Dokumenten) freischalten. 
Interessierte Privatversicherte sollten sich über den genauen Ablauf bei ihrer Krankenversicherung aktiv informieren.

Privat tätige Psychotherapeut*innen müssen an die TI angeschlossen sein, um die ePA von privat versicherten Patient*innen lesen oder ergänzen zu können. Hierfür ist die Beantragung einer SMC-B-Karte bei der gematik erforderlich. 

In Bezug auf die Befüllung der ePA gelten dieselben Vorgaben wie bei gesetzlich Versicherten. 

 

Nein. Nur wenn Patient*innen in der Anamnese konkrete Hinweise auf eine frühere Behandlung oder Erkrankung geben, die relevant für Ihre aktuelle Behandlung ist, sollten die diesbezüglichen Dokumente gelesen und die für Sie relevanten Daten in die eigene Dokumentation übertragen werden.

Psychotherapeut*innen können in der ePA gespeicherte Daten nur mithilfe ihres elektronischen Heilberufeausweises (eHBA) lesen oder durch Daten aus der Psychotherapie ergänzen.
Erforderlich ist daher vor allem der Anschluss an die TI sowie der eHBA, der Praxisausweis (SMC-B), ein Kartenterminal zum Einlesen der E-Gesundheitskarte der Patient*innen, ein gesicherter Router sowie eine VPN-Verbindung (virtuelles privates Netzwerk). Das Verwaltungssystem muss die ePA 3.0 unterstützen, wofür ggfs. ein Update erforderlich ist. 

Bei der Bundespsychotherapeutenkammer finden Sie sehr gute Patienten-Informationen für verschiedene Patientengruppen: 

•    für Erwachsene
•    für Erwachsene in einfacher Sprache
•    für Sorgeberechtigte
•    für Sorgeberechtigte in einfacher Sprache
•    für Jugendliche
•    für Jugendliche in einfacher Sprache

Sie finden dort ebenfalls Druckvorlagen für Plakate und Handzettel.

 

Ausführliche Informationen rund um die ePA stellen Ihnen die Bundespsychotherapeutenkammer, die Kassenärztliche Bundesvereinigung und die gematik zur Verfügung:

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